FLUSSO GESTIONE OCS

Il flusso OCS/Cialde consente di gestire in modo completo l’attività degli operatori dedicati alla consegna e vendita di prodotti presso le postazioni dei clienti.

Attraverso Vending Manager è possibile configurare clienti, postazioni, prodotti, listini, macchine OCS e percorsi operatore.

L’operatore, tramite Vending App, può svolgere le attività direttamente da smartphone, registrando consegne, vendite, incassi, DDT o fatture.

Al termine del percorso, l’azienda può controllare le operazioni svolte, verificare gli incassi, inviare le fatture elettroniche e analizzare consumi, ricavi e rendimento delle postazioni.

Prima di utilizzare il flusso OCS è necessario configurare correttamente i dati di base.

1.1 Inserire il prodotto

Inserire i prodotti che saranno consegnati o venduti al cliente, ad esempio cialde, capsule, zucchero, accessori o altri articoli collegati al servizio OCS.

1.2 Inserire il cliente

Creare l’anagrafica del cliente compilando i dati principali.

Prestare particolare attenzione ai dati fiscali, perché sono necessari per l’emissione e l’invio della fattura elettronica.

Verificare quindi che siano presenti:

• partita IVA o codice fiscale;
• codice SDI oppure PEC;
• indirizzo di fatturazione.

1.3 Inserire la postazione

Dopo aver creato il cliente, inserire la postazione presso cui è installata la macchina OCS o presso cui vengono consegnati i prodotti.

Nella postazione configurare:

• listino;
• zona operatore;
• categoria postazione;
• operatore assegnato.

Questi dati permettono al sistema di gestire correttamente i percorsi, i controlli e le analisi.

1.4 Inserire la macchina OCS

Associare la macchina OCS alla postazione corretta.

Nella scheda della macchina verificare anche i dati contabili, in particolare:

• tipo di fatturazione;
• registro fatture;
• aliquota IVA;
• criterio di calcolo del corrispettivo.

Per la gestione OCS, il corrispettivo può essere calcolato sul valore dei prodotti consegnati.

Durante il giro, l’operatore accede alla postazione tramite smartphone con Vending App.

Dalla postazione può registrare:

• prodotti consegnati;
• quantità;
• eventuale incasso;
• emissione fattura;
• eventuale DDT.

Al termine dell’operazione, i dati vengono registrati nel sistema e saranno disponibili per i controlli e la fatturazione.

Per il dettaglio della procedura da App, consultare la sezione del manuale: Percorso operatore > Vendita su postazione - Emissione fattura.

Al termine del giro è necessario controllare il percorso effettuato dall’operatore.

Il controllo serve a verificare che le attività registrate da App siano corrette.

Controllare in particolare:

• postazioni visitate;
• prodotti consegnati;
• incassi in contrassegno;
• fatture generate da mobile;
• eventuali DDT emessi.

Se sono state generate fatture da mobile, è necessario procedere con la generazione del file XML e con l’invio telematico.

Le fatture generate dall’operatore con Vending App devono essere controllate e inviate telematicamente.

Dal menu:

FISCO > FATTURE E NOTE CREDITO

è possibile:

• controllare le fatture;
• inviare una singola fattura;
• inviare più fatture in modo massivo.

Prima dell’invio verificare sempre che i dati del cliente siano corretti.

GUARDA LA PROCEDURA

Se l’operatore rilascia un DDT al momento della consegna, la fattura può essere generata successivamente.

Questa funzione è utile quando si vuole emettere una fattura riepilogativa, ad esempio a fine mese, raggruppando più consegne effettuate allo stesso cliente generando in tal modo una fattura differita.

GUARDA LA PROCEDURA

Dal menu CONTROLLI sono disponibili diverse funzioni per monitorare le postazioni OCS.

Le principali sono:

Controllo automatico dei consumi

Permette di individuare eventuali anomalie sulla base delle medie giornaliere di consumo e della resa dei prodotti caricati.

Controlli su percorsi operatore

Consente di verificare:

• giorni dall’ultimo carico;
• giorni dall’ultimo passaggio;
• postazioni da visitare;
• eventuali anomalie operative.

Situazione cialde

Mostra la situazione delle cialde in base ai consumi medi giornalieri.

Controllo consumi mensili

Permette di analizzare i consumi delle postazioni in un determinato mese.

Media resa movimenti

Consente di valutare la resa dei movimenti registrati e l’andamento dei prodotti consegnati.

Per valutare l’andamento economico e operativo delle postazioni OCS, utilizzare le funzioni presenti nel menu ANALISI.

Le principali analisi disponibili sono:

• Ricavi e costi > Postazioni;
• Top 30 prodotti;
• Top postazioni caricate;
• Prodotto consegnato;
• Medie generali da resa prodotti.

Queste analisi aiutano a controllare ricavi, costi, consumi, prodotti più movimentati e postazioni più attive.